Guia Oficial do Cliente
Este guia foi criado para garantir uma relação transparente, organizada e previsível. Aqui você encontra os prazos, fluxos e canais oficiais para trabalharmos juntos com qualidade e tranquilidade.
Por que este guia existe?
A qualidade de uma entrega não depende apenas da execução, mas também de planejamento, comunicação e alinhamento de expectativas.
Este guia reúne os processos utilizados pela Polisenso para garantir organização, previsibilidade e eficiência na condução dos projetos.
Demandas Extras e Não Planejadas
São demandas extras todas as solicitações que não estavam previstas no planejamento mensal, no calendário de ações ou no cronograma alinhado entre você e a equipe.
Para manter a qualidade das entregas já programadas, toda demanda extra precisa ser solicitada com pelo menos 5 dias úteis de antecedência da data desejada. Dependendo da complexidade, a equipe pode informar um prazo adicional.
Entram como demanda extra:
- Criação de artes adicionais não previstas
- Edição de vídeos extras
- Materiais para eventos não programados
- Convites, apresentações e materiais pontuais
- Conteúdos solicitados fora do planejamento aprovado
Demandas Urgentes
Tratamos como urgência apenas situações imprevistas e justificadas, com impacto direto e imediato em campanhas no ar, eventos já programados ou veiculações agendadas. Nesses casos, fazemos o possível para priorizar a demanda dentro da nossa capacidade operacional.
A falta de planejamento prévio não caracteriza urgência operacional.
É urgente
- Correção de erro em anúncio ativo
- Problemas em campanhas em veiculação
- Ajustes para eventos que acontecem em até 48 horas
- Correção de informação incorreta em material já publicado
- Situações com risco financeiro, operacional ou de imagem
Não é urgência
- Solicitação de novos materiais
- Edição de vídeos ou conteúdos recém-captados
- Criação de artes não previstas no planejamento
- Alterações estéticas sem impacto operacional
- Ações futuras sem data crítica próxima
- Demandas enviadas com atraso que viram corrida de última hora
Enviar uma solicitação como urgente não garante atendimento imediato, mas garante prioridade na análise da viabilidade de execução.
Alterações e Ajustes de Materiais
Depois que um material é entregue para aprovação, os ajustes solicitados voltam para a fila de produção.
O prazo padrão para alterações é de até 3 dias úteis. Ajustes maiores ou mudanças significativas de escopo podem exigir um novo prazo de produção, que a equipe informa no momento.
Captações, Reuniões e Visitas Presenciais
Captações de conteúdo, reuniões presenciais e visitas técnicas são planejadas com antecedência e envolvem agenda, deslocamento, equipe e cronograma de produção.
Quando uma data é reservada para você, aquele período deixa de ser oferecido a outros clientes. Por isso, reagendamentos e cancelamentos precisam ser avisados com no mínimo 24 horas de antecedência.
Alterações em cima da hora podem gerar ociosidade da equipe e impactar todo o planejamento ligado àquela entrega, incluindo edição, aprovação, publicação e campanhas associadas. Quando houver reagendamento, a nova data será definida conforme a disponibilidade da agenda da equipe.
Eventos, Feiras e Coberturas Especiais
Coberturas de eventos, feiras, inaugurações, ações promocionais e ativações de marca exigem planejamento operacional específico.
Por isso, essas solicitações devem ser feitas com antecedência mínima de 15 dias corridos. Pedidos fora desse prazo ficam sujeitos à disponibilidade da equipe e não têm atendimento garantido. A regra vale também para eventos fora do horário comercial, finais de semana e feriados.
Materiais Enviados pelo Cliente
Quando recebemos fotos, vídeos, áudios ou outros arquivos captados por você ou por terceiros, fazemos a edição e a finalização a partir do material disponibilizado.
A qualidade do resultado final depende diretamente da qualidade técnica do material recebido:
Aplicamos as melhores práticas de edição e pós-produção, mas a edição melhora um material, ela não corrige por completo limitações de captação. Por isso não garantimos o mesmo padrão obtido em produções feitas pela nossa equipe. Quando o material recebido comprometer muito o resultado, podemos recomendar uma nova gravação ou sugerir alternativas para viabilizar a entrega.
Aprovações e Retornos
O andamento dos projetos depende diretamente da sua participação nas etapas de validação e aprovação.
Atrasos no envio de informações, materiais, aprovações ou feedbacks impactam os cronogramas combinados. Quando isso acontece, os prazos seguintes podem ser readequados pela equipe.
Comunicação Fora do Horário Comercial
Nosso atendimento é de segunda a sexta, em horário comercial.
Mensagens e solicitações enviadas fora desse período são consideradas recebidas no próximo dia útil. Enviar uma mensagem fora do horário comercial não caracteriza urgência e não altera automaticamente os prazos de atendimento ou de entrega.
Canais Oficiais de Solicitação
Para garantir organização, rastreabilidade e prioridade adequada, todas as solicitações devem passar pelos canais oficiais definidos entre você e a equipe.
Demandas enviadas por canais paralelos podem sofrer atrasos, porque ficam mais difíceis de acompanhar e registrar.
O que você pode esperar da Polisenso
Existe um processo porque existe um compromisso. Estes são os pilares que sustentam a nossa forma de trabalhar com cada cliente.
Planejamento estratégico contínuo
Pensamos cada ação dentro de uma visão maior de marca e resultado.
Transparência nos processos
Você sabe o que está sendo feito, em que etapa e por quê.
Clareza de comunicação
Linguagem direta, sem ruído e sem promessas vazias.
Organização operacional
Fluxos, prazos e responsabilidades definidos de ponta a ponta.
Compromisso com qualidade
Padrão técnico e estético consistente em toda entrega.
Suporte consultivo
Mais do que execução: orientação para decisões de marca e comunicação.
Nosso Compromisso
Estas diretrizes existem para sustentar uma relação transparente, organizada e previsível. Elas permitem que a equipe da Polisenso mantenha a qualidade das entregas, cumpra os cronogramas e ofereça a melhor experiência possível a todos os clientes.
Nosso objetivo é construir relações de longo prazo baseadas em confiança, comunicação clara, alinhamento de expectativas e excelência na execução.
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